現在、法人内施設では、感染症の流行に伴い面会に一部制限を設けています。

特別養護老人ホームの利用者およびご家族とのつながりを保つため、テレビ電話を用いた面会システムをご用意しています。

なお、特別養護老人ホーム以外のサービス（デイサービスおよびショートステイ）については、対象外となります。

令和2年11月30日～

※終了時期については感染症の流行状況により判断します。

• Microsoft社の提供する「skype」を用いた「1 対１」のTV 電話となります。
• 「Skype」にはTV会議ができるよう同時に複数の人が接続できる機能がありますが、「Web 面会」では対応しません。
• 「Web 面会」のために専用の職員を配置する必要がある事から、面会時間は時間指定（予約制）として、施設の定める範囲にて実施します。施設の予約サイトを確認してください。
• 面会時には基本的に利用者に対し職員が付き添います。
• 感染症に羅患されておられます利用者の方につきましては、「Web面会」を利用することはできません。

●豊田みのり園………10日間に1回

●豊田つつみ園………直接施設までお問い合わせください

●豊田わかばやし園………直接施設までお問い合わせください

• インターネットに接続できる環境をお持ちであること。
• 電子メールアドレスをお持ちであること。（予約の際に必要となります）
• 通話される方がご利用環境に対応した「Skype」アプリをご用意いただけること。
• 過通話される方がインターネットの接続費用をご負担頂けること。ビデオ通話は通常のデータ接続よりもデータ通信料が多くなりますので、ご自宅などで Wifi 環境をお持ちの場合は Wifiでのご利用をおすすめします。
• ノートパソコンなどマイクと Web カメラを装備している端末は特に問題なくご利用できる可能性が高いですが、デスクトップパソコンをご利用の場合はマイク・Web カメラ等は標準装備でない場合が多いため、事前にご確認ください。
• 一般的に国内で流通しているスマートフォンであれば特に問題なくご利用できる可能性が高いですが、らくらくフォンなど仕様を大きく変更している端末の動作状況などは当施設で動作確認を取るのが困難であるため、事前にご確認ください。
• フィーチャーフォン（いわゆるガラケー）ではご利用できませんので予めご了承ください。
• パソコン、スマートフォンなどをご自宅等に貸し出しすることはできませんが、当施設のロビーに「Web 面会」用のパソコンを用意しておりますので、自宅で環境を整えることの難しい方は、予約時に「Web 面会来園」を選択いただくことでご利用いただくことができます。
• Web 面会のご利用・Web 面会の準備等によって生じた事故・トラブルは当施設では責任を負いかねますので予めご了承ください。

「Web面会」は予約制です。下記の手順に従って予約をお願いします。

※画面例は豊田みのり園のものを使用しています。

予約の際の情報入力に誤りがあり、キャンセル処理する事例が増えています。

特に名前の入力欄の不備が多くあります。

名前（姓）に利用者名、名前（名）に来園される代表者名を入力してください。

※予約システムとして、リクルートライフスタイル社の提供する予約管理システム「AirRESERVE」を利用しています。リクルートライフスタイル社の定めるプライバシーポリシーが適用されます。

①上記『「面会」のご予約はこちら』のボタンを押してください。

※当サイト外の予約システムに接続されます。

②「メニュー」は【Web 面会】、「Web 面会を選択してください」は【すべてのWeb面会】を選びます。

③表示されたカレンダーの中でご希望される予約枠を選択します。

④「Web 面会」欄を選択します。

• インターネットに接続できる環境をお持ちであること。
• ご自宅や外出先等、施設へ来園することなく「web面会」をご希望の場合は【Web 面会Net】を選択し、「予約する」ボタンを押します。
• 施設へ来園いただき、施設がロビー設置したパソコンで「Web 面会」を行われる場合は【Web 面会来園】を選択し、「予約する」ボタンを押します。
• 「リクルートID は登録しないでください。

⑤必要事項を記入いただき、「確認へ進む」ボタンを押します。

※予約の際の名前は、名前（姓）に利用者名、名前（名）に面会される代表者名を入力してください。

⑥内容を確認し、問題がなければ、【上記に同意して予約を確定するする】ボタンを押します。

⑦予約完了画面となります。この時点では「仮予約」となります。ご記入いただいたメールアドレスに確認メールが届きます。

⑧予約内容に問題がなければ当施設にて予約確定処理を行いますので、予約時にご記入いただいたメールアドレスに確認メールが届きます。

○仮予約時に、以下の場合は予約内容に不備があるとしてキャンセル処理いたします。

• 氏名に適切な名前の記入がなされていない場合。
• 指定回数以上の予約がされている場合。
• その他、当施設が不適切と判断した場合。

○確定予約後も、面会時間までにおいて以下の場合はキャンセルとして処理します。その際には、基本的に自動送信メールに続き、キャンセル理由を明記した電子メールを送付いたします。

• 利用者の体調がすぐれない等、利用者に起因する理由により「Web面会」が困難と判断した場合。
• 予定にない事象が生じ、そのために対応職員を確保できなくなった等、施設側に起因する理由により「Web面会」が困難と判断した場合。
• その他、当施設が「Web面会」を行うことが不適切と判断した場合。

○ご自宅、外出先等にて「Web 面会」をご利用の場合

• （※初回のみ。ただし通話テストを行われた方は除く。）豊田みのり園のアカウントである「豊田みのり園　特養1」に連絡先の追加リクエストをしてください。
• 予約時間に間に合うように、お持ちのパソコン、スマートフォン等の端末の「Skype」を起動してください。

○当施設へ来園いただき「Web 面会」をご利用の場合

• 予約時間の5分前を目安に、当施設へ来園ください。
• 当施設の準備するパソコンは、予約時間に間に合うように「Skype」を起動しておきますので、パソコン前に設置されている「利用案内」をご確認いただきながら「Web 面会」の開始をお待ちください。

• 予約時間の最初の10 分の間を目安に、特養内のパソコンで「Skype」を接続します。
• 当施設のアカウント「豊田みのり園　特養１」の接続が確認されましたら、コール（呼び出し）をご家族様より行ってください。
• 特養内のパソコンにて受話します。その際に、簡単な接続チェックを行いますので、職員の指示に従ってください。

• 利用者の方は画面を通しての面会に慣れていないので、接続直後は毎回戸惑われる方もおられますが、あまり気にされなくても、面会中に慣れられ、会話が進むようになる方が多いです。
• 特に初回の「Web面会」では、ほとんどの方が、画面ではなく、横にいる職員に話しかけますが、そのうち画面の中の家族に気づきますので、根気よく呼び掛けていただければ幸いです。
• 画面に一度に複数の方が映り込むと、戸惑われる利用者の方が多いです。可能であれば、話をする際は画面に一人だけ映り込むようにされると、比較的スムーズに話をできるようです。
• 「わたしは○○だよ。あんたの娘だよ。」などと自己紹介をしていただくと理解しやすいようです。画面を見て「誰だかわかる？」と尋ねても「わからん！」と回答される利用者の方もおられますが、名前を伝えると理解されることもありました。
• 画面の中で話している人以外の人が後ろを通り過ぎる等の動きが生じると、会話に集中できず、「あれは誰だね？」などと脱線する傾向があります。
• カメラを顔の正面に設置すると、見慣れた顔になりやすいようです。上から、下から見ると、額が大きくなったり、口だけ大きかったり別人のように見えることがあります。
• 意外にマイクが音声を拾うことがあります。主に話をされている方以外でも、後ろのほうでの会話が聞こえることも多いですので、声を出すのは一人に限定されると話をしやすいです。

• 時間になりましたら、職員より声を掛けさせていただきますので、「Skype」の接続を切断してください。以上で面会は終了となります。
• （当施設へ来園いただき「Web 面会」をご利用の場合のみ）パソコンの電源は入れたままで結構ですので、受付に面会を終えた旨を一声かけてからお帰りください。

○『Web面会』全般

LINE のビデオ通話を行う場合にセキュリティ要件の関係で、当施設のネットワークを使用することが難しく、「Skype」 を採用することになりました。

「Skype」の提供するオンライン会議システム「Meet Now」は、「Skype」アカウント取得せず接続できるメリットはありますが、通常の携帯電話や固定電話で使われる回線上では暗号化されないため、「Skype」同士の接続に比べ、セキュリティが劣ります。安全性の確保の観点から、「Skype」同士での接続を行う方法を選択しています。

感染症の動向により、面会を中止せざるを得ない時期がいつくるかわからない状況にあります。できるだけ多くの方に面会いただけるように、頻度を決めさせていただいております。

基本的に土日祝日および12月31日から1月3日までは対応する職員を確保することが困難であり、面会時間をご用意することができません。確保できる場合は予約システムに登録されますので、ご確認ください。必ず毎週土日祝日に面会時間を確保するお約束はいたしかねます。

現時点では日本語の対応のみとなります。

特別養護老人ホームの利用者の方は他に代替する手段がありませんので、十分ではないと承知したうえで、施設の用意で来る可能な手段として「Web面会」を用意させていただいております。デイサービスやショートステイの利用者の方は、基本的に在宅を中心として生活をされている方になりますので、ご自宅におられる際にお会いいただきますようお願いいたします。

○機器の設定について

個々の機器についてお答えできる知識を有しておりませんので、申し訳ありませんがお答えすることはできません。お持ちのパソコン、スマートフォン等の端末を使えない方のために。当施設ロビーにパソコンを設置させていただいておりますので、そちらをご利用ください。

○予約について

施設の準備の都合上、指定期日までのご予約をお願いいたします。

電話での予約受付は行いません。面会予約システム」をご利用ください。メンテナンスの時期を除き、24時間、ご都合のつく時間に予約することができます。

施設に来園いただき、ロビーにあるパソコンで予約をすることが可能ですので、受付までお申し出ください。しかし、「Web面会」を行う方を優先いたしますので、お待ちいただく時間が生じる可能性がありますのでご了承ください。当施設のロビーに設置したパソコンでの予約は、平日の9：00から17：00のみご利用いただくことができます。土日祝日および12月31日から1月3日までは利用することができません。

必ず必要となります。フリーメールを利用いただいても構いませんが、緊急時の連絡先になりますので、特に「Web面会」直前の際はこまめな確認をお願いします。

予約の際に必要なメールアドレスに関してはフィーチャーフォン（いわゆるガラケー）のメールアドレスでもかまいません。しかし、「予約」はフィーチャーフォン（いわゆるガラケー）で行うことはできません。

対応する職員を確保できませんので、ロビーのパソコン横の操作説明書をお読みいただき、ご家族様にて予約いただきますようお願いいたします。

通常、予約をいただいて数分以内に「仮予約受付完了のご確認」のタイトルで確認メールが配信されます。確認メールが届かない場合は、予約時に記入されたメールアドレスに誤りがある可能性がありますので、各施設の「面会専用アドレス」まで以下の内容を記載の上でお問い合わせください。

• タイトルに「【問い合わせ：予約】」と入れてください。
• 予約者名（利用者名）、予約した面会日時、仮メールが届かない

予約確定作業は、基本的に平日の9：00～17：00 の間に行います。土日祝日および12月31日から1月3日を挟む場合は、予約確定作業に時間がかかりますので、早めのご予約をお願いします。また、通常、予約確定作業を行った数分以内に確認メールが配信されます。確認メールが届かない場合は、各施設の「面会専用アドレス」まで以下の内容を記載の上でお問い合わせください。

• タイトルに「【問い合わせ：予約】」と入れてください。
• 予約者名（利用者名）、予約した面会日時、確定メールが届かない

○面会について

「Skype」の事前通話テストを行うことは可能です。予約後に事前通話テストをご希望されても日程的に対応できない場合がありますので、ご利用の環境で「Skype」が利用できるか確認ののち予約を取られることをお勧めします。各施設のWeb 面会専用アドレスまで、以下の内容を記載の上でお問い合わせください。

• タイトルに「【問い合わせ：通話テスト】」と入れてください。
• 利用者名
• ご家族名（テストを行われる方の氏名）

送信いただいたメールアドレスに「通話テスト用の予約システム」のアドレスを記載した電子メールを返送させていただきますので、ご都合の合う日時を選び予約を入れてください。なお、通話テストは職員が対面で行いますので、テスト中に利用者の方と面会いただくことはできません。

申し訳ありませんが、対応する職員を確保できませんので、ロビーのパソコン横の操作説明書をお読みいただき、ご家族様にて予約いただきますようお願いいたします。

可能な限り、居室内での対応をさせていただきますが、施設内での通信環境の制約から、デイルーム等の周りに人のいる環境の中でご面会となる場合があります。

○その他

各施設の面会専用アドレスまで、以下の内容を記載の上でお問い合わせください。回答をできる職員が限られており、常時施設内にはおりませんので、受付および電話でのお問い合わせは避けていただきますようお願いします。

• タイトルに「【問い合わせ：質問】」と入れてください。
• 利用者名
• ご家族名（問い合わせをされる方の氏名）
• お問い合わせ内容

【面会専用アドレス】

■全般に関すること

• 豊田みのり園　toyota.minori.en@gmail.com

■仮予約メール、予約確定メールが届かない場合

• 豊田みのり園　toyota.minori.en@gmail.com